Lên lịch dành ra một khoảng thời gian để xử lý và sắp xếp email

Bạn gặp lỗi gián đoạn bao nhiêu lần mỗi ngày? Rất khó để hoàn thành công việc nếu liên tục có lỗi gián đoạn từ điện thoại, mọi người ghé qua văn phòng hay chat với đồng nghiệp. Vậy nên bạn hãy dành ra một khoảng thời gian để xử lý và sắp xếp email.

Rất nhiều email message yêu cầu người dùng đưa ra quyết định. Quyết định tốt nhất yêu cầu phải có sự tập trung mà tập trung lại cần người dùng phải chú ý liên tục. Hãy thiết lập một khoảng thời gian nào đó mỗi ngày để xử lý email để bạn có thể làm gọn hòm thư. Tất nhiên, người dùng có thể quét email trong ngày để tìm ra email có yêu cầu quan trọng.

Hãy đặt cho mình một “cuộc hẹn” định kì khoảng một giờ mỗi ngày để xử lý email và đánh dấu khoảng thời gian này là “bận”. Trong suốt một giờ đó, không trả lời điện thoại hoặc bất kì hành động ngắt quãng nào cả và chỉ làm công việc xử lý hòm thư. Bạn cũng có thể tắt âm thanh thông báo mỗi khi có email mới – sẽ khiến bạn sao nhãng. Trong Outlook, kích vào thẻ File → Options. Ở thẻ Mail, dưới Message arrival, bỏ dấu tích ở hộp thoại Play a sound.

Trước tiên, giữ những cuộc hẹn như vậy sẽ giúp bạn có kỷ luật hơn. Theo thời gian, kỷ luật này sẽ trở thành thói quen. Sau khi hoàn thành công việc xóa gọn hòm thư của mình, bạn sẽ thấy giá trị của một giờ đã bỏ.

Microsoft Outlook 2010 sẽ giúp việc thực hiện “cuộc hẹn” email và xử lý hòm thư dễ dàng hơn. Tính năng giúp truy cập ở bất kì nơi nào của Outlook 2010 có nghĩa là bạn không phải ở nhà hay ở văn phòng mới có thể quản lý email hàng ngày mà có thể thực hiện ở bất kì nơi đâu.

Hiển thị Conversation trong Office 2010 cho phép bạn sắp xếp email folder theo ngày và theo hội thoại. Khi chế độ hiển thị Conversation được kích hoạt, các message có chung một chủ đề sẽ xuất hiện như các cuộc hội thoại, có thể hiển thị mở rộng hoặc thu nhỏ, giúp người dùng nhanh chóng xem và đưa ra hành động đối với các message cũng như hoàn thành hội thoại.

Bên cạnh đó, các công cụ tìm kiếm đã được cải tiến trong Office 2010 sẽ giúp bạn dễ dàng rút gọn kết quả tìm kiếm bằng cách sử dụng tiêu chí, ví như từ khóa người gửi hoặc chủ đề hay các thông tin khác, bao gồm cả các bản đính kèm. Thẻ Search Tools bao gồm một tập hợp các bộ lọc có thể tập trung rất hiệu quả vào tìm kiếm của bạn để cách ly những mục tin cần thiết.