Nếu hòm thư email vượt qua tầm kiểm soát, bạn có thể sẽ phải xem xét lại về những phương pháp sắp xếp email và xóa hòm thư mình đã sử dụng. Phát triển một phương pháp mới để xử lý Inbox có thể giúp bạn có nhiều quyền quản lý hơn, cải thiện thời gian trả lời, theo dõi và hoàn thành đúng hạn các tác vụ.
Bài viết này bao gồm 4 yếu tố chủ yếu có khả năng giúp bạn xử lý email hiệu quả hơn – cả ở nhà lẫn ở công ty. Mặc dù một số công cụ được liệt kê dưới đây dành cho Microsoft Outlook (Outlook 2010, Outlook 2007, và Outlook Web Access), hầu hết các kỹ năng – và thậm chí là phương pháp sắp xếp được nhắc đến – sẽ giúp bạn xử lý email và làm sạch Inbox hiệu quả hơn, ngay cả khi bạn sử dụng các ứng dụng email khác không phải là Outlook.
Bước đầu tiên để tạo một hòm thư gọn gàng là nắm bắt được sự khác biệt giữa thông tin tham khảo và thông tin hành động.
- Thông tin tham khảo - reference information - là thông tin không yêu cầu hoàn thành một hành động; đây là dạng thông tin mà bạn giữ trong trường hợp sau này cần. Thông tin tham khảo được lưu trữ trong hệ thống tham khảo – ví dụ một folder email reference, folder My Documents hoặc một trang mạng cục bộ của công ty bạn.
- Thông tin hành động - action information - là thông tin bạn cần phải hoàn thành một hành động. Thông tin hành động được lưu trữ với hành động, có thể trong danh sách việc cần làm hoặc trong lịch làm việc.
Hầu hết mọi người đều nhận được một lượng thông tin tham khảo khá lớn qua email. Đôi khi chúng chiếm tới một phần 3 số lượng email. Vậy nên việc có một hệ thống có thể dễ dàng truyền các message từ Inbox sang hệ thống email tham khảo là rất quan trọng – một loạt các folder email nơi bạn lưu trữ thông tin tham khảo và xem lại chúng sau này.
Sau khi đã chăm sóc cho thông tin tham khảo, bạn có thể sử dụng 3 bước tiếp theo để quản lý email với những thông tin cần có hành động – thông tin hành động.
0 nhận xét:
Đăng nhận xét